Privacyverklaring & Cookie-policy

1. Privacyverklaring

De bescherming van jouw persoonlijke gegevens is voor het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw (VSVw) van het hoogste belang. 

In deze privacyverklaring beschrijven we welke maatregelen er worden genomen om de bescherming van jouw persoonlijke gegevens te garanderen.  Wij houden ons maximaal aan de geldende privacyregelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679) en de Wet van 30 juli 2018 tot bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Met deze privacyverklaring wensen we je duidelijk te informeren over hoe we binnen onze organisatie zorg dragen voor je persoonsgegevens.

Concreet betekent dit dat we: 

• de vraag naar persoonsgegevens tot een minimum beperken; 
• persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor de gebruiker ze verstrekt;
• technische en organisatorische maatregelen hebben genomen om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen; 
• onder geen beding persoonsgegevens doorgeven voor commerciële doeleinden

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Als vzw Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van onze activiteiten. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk VZW (hierna ‘VSVw’)

Breughelstraat 31-33

2018         Antwerpen

Ondernemingsnummer : 417.430.095

RPR : Antwerpen, afdeling Antwerpen

Telefoon : 03 218 59 01

info@vsvw.be

Voor meer informatie over ons privacybeleid of voor klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens, kan je contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming (of Data Protection Officer) via privacy@vsvw.be.

3. Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?

Deze privacyverklaring heeft betrekking op de diensten die door ons worden verstrekt, op de verwerking van persoonsgegevens op onze websites www.vlaanderenvrijwilligt.be en vrijwilligersverzekering.vlaanderen.be. en in het algemeen op alle activiteiten die wij uitvoeren.

Opgelet: voor het gebruik van de websites www.vrijwilligerswerk.be, weldoeners.be en kanikhelpen.be verwijzen we naar de privacyverklaring die specifiek voor deze platformen van toepassing is. 

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van gegevens van de volgende categorieën van personen :

• huidige en vroegere leden
• gebruikers van onze diensten, vrijwilligers en kandidaat-vrijwilligers
• deelnemers aan activiteiten
• contacten en personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten
• Klanten (huidige, voormalige en toekomstige), prospecten en/of zakenpartners; 
• Leveranciers en partners waarmee wij samenwerken;
• Bezoekers en gebruikers van de websites www.vlaanderenvrijwilligt.be en vrijwilligersverzekering.vlaanderen.be. 

4. Hoe verzamelen wij persoonsgegevens ?

Er zijn een aantal situaties waarin wij uw persoonsgegevens verzamelen en vervolgens gebruiken:

Gegevens die  u ons zelf rechtstreeks verstrekt

We verzamelen persoonsgegevens die u zelf op verschillende wijzen aan ons meedeelt, o.a. 

• Bezoek aan onze websites www.vlaanderenvrijwilligt.be en vrijwilligersverzekering.vlaanderen.be. 
• Invullen van het contactformulier of invulformulier van deze websites
• Wanneer u ons contacteert via e-mail, sociale media, telefoon of per brief.
• Wanneer wij een offerte opmaken of een overeenkomst met u afsluiten.
• Wanneer u op een andere manier contact met ons hebt (opgenomen)

Gegevens die we onrechtstreeks ontvangen van derden

Als u voor de toegang tot de gratis vrijwilligersverzekering (verzekeringsloket) gebruik maakt van het authenticatie systeem van de Vlaamse Overheid (https://authenticatie.vlaanderen.be/stb/html/ssologin) (via o.a. eID of Itsme), wordt uw naam, voornaam, email adres en rijksregisternummer opgeladen in onze toepassing vrijwilligersverzekering.

Gegevens die we automatisch verzamelen

We verzamelen automatisch gegevens door middel van cookies bij  uw gebruik, toegang of interactie met onze websites.  Onze website gebruikt zowel functionele (technisch noodzakelijke) cookies als niet-functionele cookies.  Bij uw eerste bezoek aan onze website wordt uw toestemming gevraagd om onze verschillende soorten cookies te mogen plaatsen.

Voor meer informatie over ons gebruik van cookies verwijzen we naar de cookieverklaring.

5. Welke persoonsgegevens verzamelen wij over u en waarom?

Wanneer u onze websites bezoekt verzamelen wij:

• technische informatie over de verbindingsmiddelen (het IP-adres, het besturingssysteem, de gebruikte internetproviders en andere soortgelijke informatie)
• gegevens betreffende de gedragingen en gewoontes van de bezoekers bij het gebruik van de website (o.a. surfgedrag), door middel van niet-noodzakelijke cookies (een klein tekstbestand dat wordt opgeslagen op uw toestel).
• de gegevens die u meedeelt op webformulieren.

Deze informatie gebruiken we om:

• De website correct te laten functioneren op uw computer en te beschermen tegen onrechtmatig gebruik (gerechtvaardigd belang van het verzekeren van de goede werking van onze organisatie).
• Uw website-ervaring en onze dienstverlening te verbeteren (wij vragen uw voorafgaandelijke toestemming voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies) (gerechtvaardigd belang)

Aangezien wij voor het verwerken van bovenstaande gegevens vertrouwen op het gebruik van cookies, verwijzen wij u voor meer uitleg hierover naar onze cookie verklaring.

Wanneer u uw vereniging registreert voor de gratis vrijwilligersverzekering (digitaal verzekeringsloket) dan verzamelen wij:

• Onrechtstreeks van u (via de authenticatie tool van de Vlaamse Overheid – via de app Itsme, e-ID reader of token) ) : naam en voornaam, email adres en rijksregisternummer
• Rechtstreeks van u (via de schermen op de website) : de antwoorden op de vragen over uw vereniging, de verklaringen die u registreert over uw vereniging (vzw of feitelijke vereniging) en de ingevulde contactgegevens : adres, telefoonnummer en functie binnen uw vereniging.

Deze informatie gebruiken wij om : 

• De aanvraag van een erkenningsnummer voor uw organisatie te behandelen en uw organisatie te registreren als verzekeringsnemer van de gratis verzekering, en u als onze contactpersoon voor de vereniging (uitvoeren overeenkomst)
• U toegang te geven tot de toepassing digitaal verzekeringsloket, zo dat u onder meer uw organisatiegegevens zelf kunt beheren (uitvoeren overeenkomst)
• U te contacteren en ondersteuning te geven in het kader van de afgesproken dienstverlening en in de toekomst te informeren over de vrijwilligersverzekering (uitvoeren overeenkomst)
• U te registreren als verantwoordelijke van een vereniging in het verenigingsregister (door middel van uw rijksregisternummer) (algemeen belang – decreet betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer)
• Een bevraging te organiseren of (wetenschappelijk) onderzoek uit te voeren (gerechtvaardigd belang)

Wanneer u vrijwilligersdagen registreert in het digitaal verzekeringsloket verzamelen we : 

• Onrechtstreeks van u (via de authenticatie tool van de Vlaamse Overheid – via de app Itsme, e-ID reader of token) ) : naam en voornaam, email adres en rijksregisternummer
• Het aantal verzekerde dagen 

Wij verzamelen deze persoonsgegevens om : 

• Uw toegang te verifiëren en te valideren (overeenkomst – reglement)
• Een logging aan te leggen van wie welke verzekeringsdagen wanneer heeft ingediend (gerechtvaardigd belang)

Wanneer u een klachtenformulier over de vrijwilligersverzekering invult op de website verzamelen we : 

• Uw naam, voornaam en emailadres
• De naam van uw organisatie en de reden van uw klacht

Wij verzamelen deze persoonsgegevens om : 

• Uw klacht te kunnen behandelen (overeenkomst)
• en met u in contact te treden over de klacht (overeenkomst)

Wanneer u inschrijft op één of meerdere van onze nieuwsbrieven verzamelen we : 

• Uw naam en emailadres

Wij verzamelen deze persoonsgegevens om : 

• U direct marketing, nieuwsbrieven, uitnodigingen en acties (vb. petities) toe te sturen (expliciete, voorafgaande toestemming)

Wanneer wij een opdracht uitvoeren, een offerte opmaken of een contract met u sluiten verzamelen wij : 

• Identificatiegegevens contactpersonen 
• Professionele contactgegevens (professioneel telefoonnummer, professionele adresgegevens en e-mailadres)
• De organisatie waarvoor de contactpersonen werken en hun functie binnen die organisatie
• Financiële bijzonderheden en betalingsgegevens

Deze informatie gebruiken wij om:

• de uitvoering van de overeenkomst mogelijk te maken, met als rechtsgrond uitvoering overeenkomst
• producten of diensten te leveren of te verzenden (o.a. naar aanleiding van het plaatsen van een bestelling in de webshop, inschrijving op een studiedag of activiteit van VSVw) (uitvoeren overeenkomst)
• Algemeen klantenbeheer (en ledenbeheer) met inbegrip van facturatie, verwerken betalingen en boekhoudkundige verwerking (uitvoering overeenkomst);
• Leveranciersbeheer met inbegrip van boekhoudkundige verwerking (uitvoering overeenkomst)

Wanneer u met ons communiceert, via telefoon, e-mail, sociale media, gesprek of eender welk ander kanaal u verkiest, verzamelen wij:

• uiteraard de inhoud van uw bericht maar ook de technische details ervan, zoals datum en tijd en aan wie het gericht is.
• de identiteitsgegevens die u ons bezorgt, zoals uw naam, (e-mail)adres, telefoonnummer, functie, …
• alle andere informatie die u ons meedeelt.

Deze informatie gebruiken wij om:

• met u te kunnen communiceren. Wij beroepen ons op ons gerechtvaardigd belang om op uw vragen of opmerkingen te kunnen antwoorden.

Ten slotte worden alle persoonsgegevens die wij verzameld hebben ook nog voor volgende doeleinden verwerkt:

• We kunnen uw gegevens gebruiken om u te informeren over bestaande en nieuwe producten, diensten, speciale acties, workshops, evenementen, webinars, trainingen, vacatures en andere, om aan direct marketing te doen zodat we u kunnen informeren over zaken waarvan we denken dat die voor u interessant zijn.  Deze verwerking is gebaseerd op gerechtvaardigd belang voor bestaande klanten, en uw expliciete voorafgaande toestemming als u nog geen klant bent
• Wij gebruiken uw gegevens ook om het gebruik en de algemene werking van onze diensten te analyseren (o.a. via online bevragingen) en verbeteren en voor statistische doeleinden (gerechtvaardigd belang).
• Beheer van geschillen en gerechtelijke procedures, de invordering of overdracht van schuldvordering en de bescherming van onze rechten in het algemeen (gerechtvaardigd belang);
• Bestrijden van eventuele fraude en misbruik (gerechtvaardigd belang).
• Om een wettelijke verplichting na te komen of om in te gaan op een verzoek van bevoegde autoriteiten zoals politiediensten, gerechtelijke instanties, de gegevensbeschermings-autoriteit, enz.

Wanneer de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming in te trekken. U kan ons hiervoor contacteren via de contactgegevens bovenaan deze verklaring of uitschrijven via de link die voorzien is in bepaalde van onze e-mails.

Waar wij ons op de juridische verwerkingsgrond van onze gerechtvaardigde belangen baseren, heeft u steeds het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens (zoals direct marketing). 

6. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Met derden – verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij verstrekken aan externe dienstverleners waarop wij beroep doen voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van externe dienstverleners voor:

• Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers,  …);
• Het opslaan en verwerken van digitale gegevens (en bestanden) in de Cloud;
• Het verzorgen van de internet omgeving en het beheer van onze website (o.a. mailhosting, webhosting, …);
• Het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven;
• Het faciliteren van videobellen, nl. Teams, Zoom en Google Meet;
• Formulieren op de website 
• Onderzoek naar motivatie en inzet,  en bereik van oproepen.

Deze externe dienstverleners krijgen enkel toegang tot bepaalde gegevens en informatie in het kader van hun opdracht. Zij treden met andere woorden enkel op in onze opdracht en voor onze rekening, en mogen  uw gegevens dus nooit voor hun eigen doeleinden gebruiken.  Hiervoor hebben wij een zogenaamde “verwerkersovereenkomst” afgesloten met deze partijen.

Indien we beroep doen op verwerkers of sub-verwerkers die buiten de Europese Economische Ruimte zijn gevestigd voorzien wij de nodige maatregelen om de veiligheid van de doorgifte te waarborgen en de rechtmatige verwerking van uw gegevens in deze derde landen te verzekeren.

Aan derden – ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

• De door ons aangeduide verzekeringsmaatschappij die de waarborgen van de door ons aangeboden vrijwiligersverzekering dekt.
• Het verenigingsloket van de Vlaamse Overheid.  
• Partners.  In het kader van specifieke samenwerkingen moeten wij soms gegevens met die partners delen (bv. workshops/evenementen die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld);
• Overheid en autoriteiten: Wij geven  uw gegevens door aan de overheid en autoriteiten als dat wettelijk verplicht en toegestaan is.  VSVw zal in redelijkheid pogen je van tevoren dienaangaande te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en te zorgen dat deze enkel gebruikt worden voor het doeleinde waarvoor ze werden verzameld, en enkel zolang als nodig is binnen de samenwerking.

Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk verkoopt geen persoonlijke gegevens aan externe organisaties, noch zullen wij uw persoonlijke gegevens delen met andere organisaties voor hun eigen marketingcommunicatie.

7. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verwerkt.  

Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 2 jaar na laatste contact/gebruik (of de beëindiging van de relatie of samenwerking), behoudens voor wat betreft de persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving (o.a. op gebied van boekhouding of fiscale en sociale wetgeving) langer moeten bewaren of in geval van een langere contractuele aansprakelijkheid of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.

Sommige informatie kan voor onbepaalde tijd worden bewaard voor historische, statistische of onderzoeksdoeleinden. 

Zoals hieronder vermeld  heeft u het recht om ons te vragen uw persoonlijke gegevens uit onze databases te verwijderen. Wanneer de verwerking op uw toestemming gebaseerd is, dan houden wij uw persoonsgegevens bij totdat u uw toestemming intrekt.

8. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of gebruik, waaronder:

• Alle personen die namens Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan een confidentialiteitsplicht.
• Onze medewerkers zijn zich bewust en geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

Mocht er zich toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u, in de door de wet voorziene omstandigheden, persoonlijk verwittigd.

9. Wat zijn uw rechten en hoe kan u die uitoefenen ?

Aangezien wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken, beschikt u over een aantal rechten. 

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. Wanneer we redelijke twijfels hebben omtrent uw identiteit, kunnen we u om bijkomend bewijs van uw identiteit vragen.

U heeft recht op inzage en een kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Op die manier kan  u nagaan over welke gegevens wij van u beschikken.

U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens niet juist, niet meer juist of onvolledig zijn.

U heeft recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. 

Wij zijn  echter niet altijd verplicht  uw gegevens te wissen wanneer  u dat vraagt. We hoeven dat enkel te doen in de gevallen die door de wet zijn bepaald. 

U heeft recht op beperking van gegevensverwerking. Indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens kan u vragen om deze verwerking te stoppen. In dat geval blijven we  uw gegevens bewaren, maar zullen we het gebruik ervan inperken.  Op die manier wordt de verwerking tijdelijk stopgezet tot er bijvoorbeeld zekerheid is over de juistheid ervan. We hoeven dat enkel te doen in de gevallen die door de wet zijn bepaald.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens die is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen. Dit dient te gebeuren op basis van specifieke met uw situatie verband houdende redenen. In dit geval dienen wij de verwerking stop te zetten, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aanvoeren om de verwerking voort te zetten.

U kan, ongeacht de rechtsgrond waarop wij ons baseren, echter steeds, zonder opgave van reden, bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing doeleinden (vb. informatieve massa mailings, toesturen van nieuwsbrieven), waarna wij verplicht zijn de verwerking voor deze doeleinden stop te zetten.

 U krijgt bij elke informatieve massa mail de mogelijkheid om  u uit te schrijven.

U heeft het recht op gegevensoverdraagbaarheid om van ons een kopie van persoonsgegevens te krijgen, in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbaar formaat. Dit heeft alleen betrekking op de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt.

Onze verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profilering en u zal dus evenmin aan volledige geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

Voor de gevallen waar wij uw toestemming hebben gevraagd om uw persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken, heeft u steeds het recht om uw toestemming in te trekken.

10. Waar kan u terecht met klachten?

Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige, rechtmatige manier en in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving met uw persoonsgegevens om te gaan. 

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen via het adres bovenaan deze privacyverklaring. 

Indien u van oordeel bent dat uw rechten geschonden zijn en u binnen onze organisatie geen gehoor vindt voor uw bezorgdheden staat het u altijd vrij een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming :

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

contact@apd-gba.be

11. Wanneer werd deze privacyverklaring laatst gewijzigd? 

Wij behouden het recht voor om deze verklaring van tijd tot tijd aan te passen. Indien de aanpassingen substantieel zijn, zullen wij u hierop attent maken via onze website of via een bericht per e-mail.

De laatste wijziging gebeurde op 29 november 2023.