Reageer op: Cafetaria / kassabeheer door vrijwilligers

Over Lokaal Vrijwilligen Forums Intern vrijwilligersbeleid Cafetaria / kassabeheer door vrijwilligers Reageer op: Cafetaria / kassabeheer door vrijwilligers

#5675
Ria De BoelRia De Boel
Bijdrager

Situatie Genkse lokale dienstencentra: wij hebben ons zo georganiseerd dat in de cafetaria en de activiteitenlokalen nergens met geld wordt gewerkt, maar met drank- en activiteitenbonnen. Hierdoor dienen cafetariavrijwilligers en activiteitenvrijwilligers zich geen zorgen te maken over zaken als tel ik juist op, geef ik correct terug, verdwijnt er geen geld.

Wij centraliseren alle geldverrichtingen aan de onthaalbalie. Ook daar werken vrijwilligers mee; in nauwe samenwerking met personeel. Personeel blijft eindverantwoordelijke. Eventuele kasverschillen worden nooit ten laste van vrijwilligers gelegd. Naast opleiding van de vrijwilligers, werken we er grosso modo met 4 hulpmiddelen:

  • een geldkistje met daarin een beperkt startbedrag. Per halve dag wordt opnieuw met het startbedrag begonnen.
  • drankbonnen, activiteitenbonnen en maaltijdformulieren die de bezoeker meekrijgt als bewijs van betaling
  • softwareprogramma voor inschrijving activiteiten, dat ook de inkomsten ervan registreert
  • excel -bestandje met formules zodat het rekenwerk automatisch gaat en niet door de vrijwilliger/personeelslid wordt gedaan. Wordt per halve dag opgeslagen en is basis voor administratie om afrekening mee te maken

Tot nu toe werken we alleen met cash geld. Om de cash geldstroom te beperken, is nu een toestel om te betalen met bancontact in 1 van de dienstencentra geïnstalleerd; bij wijze van proef. Hiermee gaan werken, is één van onze uitdagingen van 2019. Parallel hiermee komt er voor personeel een bankkaart om inkopen mee te gaan doen.

Vrijwilligers mogen nooit uitgaven doen (denk aan terugbetaling van een deelnemingsprijs als iemand niet naar een ingeschreven activiteit is geweest, ….)