Dit was de Roadshow!

In de maand oktober deden we ter afsluiting van het project Lokaal Vrijwilligen elke provincie aan. Meer dan 100 mensen namen in totaal deel aan onze Roadshow in Genk, Mol, Vilvoorde, Roeselare en Aalst. Het is verfrissend te zien hoeveel mensen bij lokale besturen het vrijwilligerswerk een warm hart toe dragen. Hier blik ik terug op de inhoud van de Roadshow.

Jan stelde de vaststellingen en de output vanuit het project Lokaal Vrijwilligen voor. De vrijwilligersverantwoordelijken van de gastgemeentes brachten hun inspirerende praktijk. Eva, de directeur van VSVw, deelde haar inzichten over het sturen en bijsturen van vrijwilligers in het lokale bestuur en Lies, communicatieverantwoordelijke van VSVw, gaf heel wat info over het opstellen van een digitaal loket.

Project Lokaal Vrijwilligen

Gedurende twee jaar hebben we in kader van het project een ondersteuningsaanbod ontwikkeld naar lokale besturen. We hielden binnen het project een vinger aan de pols van de gemeentes en de OCMW’s. Ze hebben in toenemende mate aandacht voor vrijwilligerswerk. Meer en meer besturen maken werk van een gecoördineerd intern vrijwilligersbeleid. Ook ondernemen ze acties binnen een extern beleid. Daarbij botsen ze op nogal wat uitdagingen.

De ondersteuningsnood is groot. De besturen zijn op zoek naar inspiratie bij andere lokale besturen, hebben nood aan praktische en hapklare tools en zoeken vormingen voor professionelen en vrijwilligers. Vanuit die vaststelling maakten we werk van het digitale platform https://www.lokaalvrijwilligen.be. Dit moet  de uitwisseling bevorderen oa. via het forum. Ook bieden we er handvaten en tools.

Ik beschreef het stappenplan om een intern beleid te realiseren en stelde de 7 aanbevelingen  voor lokale besturen voor. Gezien de blijvende vraag naar ondersteuning, vinden we het belangrijk het ondersteuningsaanbod verder te zetten en nog meer uit te bouwen. De lokale besturen zullen dus blijvend terecht kunnen bij ons.

Inspirerende praktijken

De vrijwilligersverantwoordelijken van de vijf gastgemeenten vertelden over hun inspanningen in de ontwikkeling van een vrijwilligersbeleid. De besturen doorlopen een proces om een vrijwilligersbeleid uit te bouwen. In eerste instantie ligt de focus bij de meeste besturen op het interne beleid. Ze brengen in een werkgroep de verschillende diensten van de stad samen om samen een beleid uit te werken.

In de werkgroepen komt men tot algemene afspraken met de diensten. In de werkgroep van Vilvoorde werd een stevige discussie gevoerd over vergoedingen. Er bestaan grote verschillen in de vergoedingen die gangbaar zijn binnen het stadsbestuur. Vilvoorde gaat hier binnen haar vrijwilligersbeleid pragmatisch mee zonder al te drastisch te gaan snijden in de vergoedingen. Ze kwamen wel tot goede afspraken met de diensten. Voor nieuwe vrijwilligerswerkingen of -profielen wordt in Aalst afgeraden om te werken met een forfaitaire vergoeding. Zo vermijd je discussies achteraf.

De verantwoordelijken bieden ondersteuning aan de diensten. Zo stellen ze sjablonen ter beschikking te stellen voor bijvoordeeld de opstelling van een vacature of een afsprakennota. De sjablonen van Mol vinden jullie terug op het forum van https://www.lokaalvrijwilligen.be. Voor de vrijwilligersbegeleiders van de diensten ontwikkelde Inne van Mol een draaiboek dat een overzicht geeft van hun taken. De begeleiders vinden er instructies terug over hoe vrijwilligers aan te trekken en te motiveren voor hun werking. Laat je inspireren op het forum.

De besturen besteden aandacht voor de waardering van de vrijwilliger. Ze zetten initiatieven op tijdens de Week van de Vrijwilliger zoals de organisatie van een feest voor de vrijwilligers. Genk heeft i.s.m. VDAB een project dat competenties erkent in het vrijwilligerswerk. Ook investeren gemeentes in communicatie en promotie naar de inwoners. Aalst en Mol hebben aantrekkelijk promotiemateriaal ontwikkeld aan de hand van banner, flyers, lekstokken,… waarmee ze ook konden uitpakken tijdens de Roadshow.

Het externe beleid komt vaak in een latere fase aan bod. Wel hebben verschillende gemeentes al een digitaal loket uitgebouwd. Zo kun je vacatures en informatie over vrijwilligerswerk terugvinden op  http://www.genkvrijwilligt.be, aalstvrijwilligt.be, molvrijwilligt.be en roeselarevrijwilligt.be. Roeselare ging in kader van haar extern beleid een samenwerking aan met externe organisaties met expertise in kansengroepen om oa. anderstaligen en mensen met een handicap duurzaam in te schakelen in het vrijwilligerswerk.

Sturen en bijsturen

Eva, directeur van VSVw, lichtte het hoofdstuk ‘sturen en bijsturen’ toe uit onze publicatie ‘Vrijwilligerswerk op de rails: Werken met vrijwilligers in 9 stappen in lokale besturen’. Trollen vormen de rode draad in haar presentatie. Zoals je trollen hebt van allerlei soort heb je ook vrijwilligers in alle kleuren, vormen en maten. Je hebt er schattige en sympathieke maar evengoed zijn er ook minder aangename vrijwilligers die het misschien minder goed menen.

Het is belangrijk dat je vanuit het lokale bestuur het stuur vasthoudt. De vrijwilliger is de passagier.  Je organiseert vrijwilligerswerk immers niet zomaar omwille van het vrijwilligerswerk zelf, maar wel om de doelstellingen van het bestuur te realiseren. Bovendien ligt de aansprakelijkheid bij het lokale bestuur en niet bij de vrijwilliger, ook bij fouten die de vrijwilliger maakt.

Soms is het nodig om de vrijwilliger bij te sturen als de vrijwilliger een fout begaat of moet je hem zelfs de laan uitsturen. Ga dan wel correct om met de vrijwilliger. Je neemt hem best apart om hem te wijzen op zijn fout. Als je hem een tweede kans biedt, geef hem dat dan ook echt. Het heeft weinig zin om telkens opnieuw oude koeien uit te sloot te halen.

Digitaal loket

Lies, communicatiemedewerker van VSVw, gaf heel wat tips in het opzetten van een digitaal loket door lokale besturen. Met een digitaal loket kun je organisaties en vrijwilligers ondersteunen door informatie te verstrekken, vacatures op te nemen, promotie te voeren voor het vrijwilligerswerk in je gemeente… Als je zo’n loket opzet is het belangrijk je doelstelling en doelgroepen duidelijk te bepalen. Wat is je opzet en wie wil je in eerste instantie aanspreken?

Vervolgens toonde Lies ons inspirerende voorbeelden van wat je allemaal kan opnemen op het digitaal loket.  Deze inspiratie vind je in de Toolbox Digitaal Vrijwilligersloket. Tot slot wijst Lies ons op het belang van een goed vindbare plek op de website en een goede promotie om mensen de weg te wijzen richting het digitaal loket.

Heb jij trouwens zelf ook een interessant voorbeeld, laat het ons zeker weten! Dan nemen we ze op op https://www.lokaalvrijwilligen.be en kan ze misschien ook in de toolbox verschijnen wanneer die wordt vernieuwd.